现在,许多三角区域的公司打算评估他们的办公空间需要,并决定搬迁他们的办公室,或者对他们现在的工作空间作一些改变。促使他们作决定的因素将会是营业间接成本,生产力方面的关注,和/或员工的方便性。

但是在这个抢座位的游戏中,那些作出明智选择(这些选择基于如何使员工工作最好的持续研究和这方面的知识)的企业主人数,将远远少于那些把临时解决方案拼凑起来的企业主人数,而他们的那些临时方案极少从雇员那里征求意见,并把布置的费用作为底线。

在他们开创性的作品《人件》中,Tom DeMarco和 Timothy Lister,说这些“拼凑者们”将会吃惊地看到实际的成本:将立即导致生产力的损失和雇员的挫折感。

《人件》详细说明了精心设计的办公室空间将带来的成本节约,一是专业的气氛将使工作完成得更快更有效率,而且员工在这样的空间将感到自豪和被尊重。作者们主张企业必须对这些严重损害生产力的因素引起重视:拥挤,不合理的工作空间只会导致干扰,噪声,私人空间和会议空间的缺乏。

DeMarco和Lister支持这样的观点,那就是企业主们可以通过合理规划的办公室环境,对他们企业的人月计算公式――期望每个员工在30天的工作周期中完成的工作――产生极大的影响。

设计能用来工作的空间

一个仔细考虑了办公室空间设计的真实例子是Interface Technologies, Inc. (ITI),一个定制软件开发公司,去年十二月刚刚搬到罗利[2](Raleigh)Six Forks大道Forum I大厦一个大概11000平方英尺的单位。他们的总裁Kelly Campbell说他搬迁的目标是要建立一个能象加满了润滑油的机器一样运转的地方,一个因为尊重开发人员的日常工作模式,因为认识到客户们对效率的期望,从而不断增加能量的地方。

因为ITI的程序员们在项目开发中既要单独工作又要进行团队合作,它的大部分工作空间是大型私人办公室和配备完全的测试实验室的结合。

Campbell说:“我们的目标是把干扰最小化。我了解到开发人员被打扰后甚至要花15分钟才能回到原来的工作。在我们的工作线上,当项目以小时计算成本时,我们需要开发人员能够集中注意力,能够找到一个私人的空间,关上门,关掉电话,思考问题,并且完成他们的工作。我们不希望员工因为在白天什么事也不能做而在这里呆到很晚。”

ITI还有三个会议室,一个大的开放式多功能房,里面有舒服的家具,可以自由拼凑的桌子和椅子,这个多功能房里头还包括一个厨房,一个休息室,一个器材室,和一个正式的接待室。

“因为在我们的空间里,我们同样需要以团队的方式工作,既有公司内部的团队,也有同客户组织的团队合作,我们需要用来将开发人员和测试人员集合在一起的实验室环境”Campbell强调,“我们需要脑力风暴区域,阅读/研究区域,还有工作完成时集会和社交的空间。”

洞穴和草原

在《人件》里,DeMarco和Lister通过报道软件开发人员如何度过他们工作时间的有趣发现进一步补充了Campbell的观察结果,根据作者们的说法,开发人员30%的时间用于独立工作,50%的时间需要跟另一个人合作,还有20%的时间跟两个或两个以上的人合作。

对上面的分析更进一步,他们基于空间员工密度画出了噪声和干扰程度,不出意料,DeMarco和Lister发现噪声和密度直接成比例。作者们建议,既然30平方英尺空间的噪声比100平方英尺空间噪声的三倍还大,一个软件公司应该在产品开发时适当调高这方面的风险,因为不同的开发团队协作时产生的嘈杂将不断带来相互干扰和阻挠。

ITI对此做出的回应是,把它的办公室配置成一个空间规划师所说的那种“洞穴和草原”。它的员工们,根据他们的任务,相对各自隔离(在洞穴)或分布在一个开放空间(草原),在这两种情况下,始终进行着有意义的工作。

所有的ITI办公室都“在玻璃上”,意味着每个办公室都有窗户,由两个开发人员共享。这种制度允许开发人员在新项目需要的时候可以容易更换办公室伙伴而不必感到自己在作出不公平的牺牲。四分之三的墙营造出10×14平方英尺的实验室空间,非承重隔栏形成草原空间,在办公室创造性地使用玻璃延伸了户外光线的影响,而墙上布满的白板给每个空间增加了多功能性。

遵循下列要素

ITI的正式空间随着时间扩大到两个办公室套间,通过一个5300平方英尺的大厅相连。套间象一个布满独立办公室的迷宫,外面是实验室,以及有着等待列表的两个会议区域,在11000平方英尺的可用空间里,ITI的20个员工组不再互相干扰了,而且,Campbell在这次搬迁时着眼于未来,他从经验中知道,公司的发展可以破坏哪怕是最好的格局布置计划。 为了这个新的办公空间,LLC理查德商业资产(公司)的房地产代理商Olivia Moore,和ITI一起致力于找到一个地方,让它不但可以适应公司的发展和多功能性,而且对员工们来说,也将是一个方便的地点,于是最终因为它的配备和接近交通干道的模式而选中了Forum I,好处还有室内停车场,现场的食物供应服务,靠近大型购物中心,这些都是考虑时的加分因素。

“当一个公司租用场地时,它付出的不止是每平方英尺的成本,” Campbell承认,“在决定把我们的钱花到哪里的时候,我们决定听取我们员工的需要,以及客户的要求。我们成功地给他们传达了两个明确的信息:首先,你们对ITI真的很重要,其次,我们有一个专业的办公环境,在这里可以完成很多工作。”

从Campbell开始跟地产代理提起办公空间的话题到ITI正式搬入Forum I花了大约6个月的时间,在这段时间里,一个月用来跟建筑师商量布局,另外三个月是总承包人完成工程建设的时间。尽管精心布局和看似复杂,ITI的办公空间却一点也不浪费,“我们花钱来影响我们公司,我认为这样已经达到跟我们经营公司时同样的专业水准。” Campbell补充道。

底线

ITI的新办公环境正在达到预期的效果,开发人员之间的沟通改善了,团队工作更有效率,而且Campbell说,当他的客户们看到一个“能工作的地方”时常会啧啧称赞。

ITI的内部设计没有多余的装饰,但是McGee设计室可以通过颜色,织物,家具,艺术品和大大的标志,以及接待室的陈列物品来展现公司的外观和感觉。Campbell反映说,“当内部设计师开始谈到某个展览设计师,我说,OK,先生们,你们必须给我看一些数字,因为我不知道我们是不是支付得起。让人惊喜的是,每项价格都很合理,他们在预算内工作,以求达到最好的效果。”

对ITI来说,一个意外的好处是公司已经在进行额外空间扩展,数年以来,公司一直在网站上为开发者们提供免费教程,ITI可以在这个外延的空间里主持现场研讨会,例如最近为项目管理研究院当地分部组织的"Water Cooler"活动,就吸引了将近90名参与者。

环境,文化,形象

在每个行业中,都有用来定义生产率和员工满意度的可测量工作模式。这些模式已经成为企业文化和它最终外界形象的同义词。用一个不合理的空间设计破坏工作过程是企业每平方英尺办公空间上最大的隐形成本。

作为一个在节约客户开支的同时优先考虑巩固员工努力的企业主,Campbell提供了一种终极思考方式,“设计办公室空间时,考虑你正在传达的讯息;作决定的时候,不要只询问会计师,研究一下团队生产力,尽量理解公司的工作方式;不要低估了良好环境将带来的收益。”

(Diane Pettus 著,Windy J 译)